一、 档案管理的现状和问题
近年来，我国档案业务取得了长足的发展，档案业务规模扩大，数量逐年增加，档案类型日益多样化，信息量迅速扩大。但传统的档案管理手段和技术问题日益突出：
(一)档案编目流程繁琐低效，整理时间长
传统上，档案入库后，需要对档案进行分类、排序、装钉，然后手动撰写档案盒的相关信息，最后手动复制档案目录，将目录与档案一起包装在档案盒中。
(二)档案存储顺序容易被打乱
虽然档案一般分类存储，但由于人工操作的随机性和一些不可避免的错误，档案存储的顺序不可避免地被打乱，导致档案存储无序，难以找到。
(三)档案查阅时间长
随着档案的规模和类型越来越大，在寻找文件时，管理员首先找到存储这类文件的文件架，然后根据文件的编目信息在文件架的每个网格中找到。
(四)档案盘点操作不科学
由于档案数量众多，档案材料封装在档案箱内，一般只清点档案箱的数量。
(五)管理失效档案滞后
有效期是档案价值的重要标志之一。因此，超过有效期的档案没有价值，需要定期销毁，以减少档案库存资源的占用。作为新一代的材料跟踪和信息识别RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化和智能化带来了可能性，在其他方面具有无与伦比的优势。
二、 RFID应用于档案管理的方案设计技术
(一)RFID技术简介
RFID(Radio Frequency Identification)，无线射频识别是20世纪90年代兴起的自动识别技术。一个典型的RFID该系统由三部分组成：射频电子标签、读写器或阅读器和天线。它集编码、载体、识别和通信技术于一体。其主要原理是利用无线电波读写和识别标记媒体的过程。非接触性是其明显的特点。
(二)将RFID档案管理中的技术应用具有以下优点：
非接触式数据采集。
2.快速扫描，一次性数据处理量大。
3.标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。
4.高安全性。标签上的数据访问具有密码保护，识别码独特，无法复制。这种高度安全的保护措施使标签上的数据不易伪造和篡改。
5.抗污染性强，耐久性强。传统条形码的载体是纸张，容易被污染，但是RFID对水、油、化学品等物质有很强的抵抗力。
6.体积小，形状多样，RFID读取不受尺寸和形状的限制，不需要与纸张的固定尺寸和印刷质量相匹配，以便读取精度。
7、可重复使用，今天的条形码印刷后无法更改，RFID标签可以重复添加、修改和删除RFID存储在卷标中的数据便于信息更新。
8被覆盖的情况下，8、穿透性和无屏障阅读，RFID能穿透纸张、木材、塑料等非金属或非透明材料，并能穿透通信。
9、标签具有EAS防盗功能，配合门通道天线，可防止文件丢失，实现非法取走报警功能
(三)基于RFID档案自动化管理系统功能模块设计
如图1所示。
阅读器读取的数据通过网络或无线网络传回服务器。
5、天线安装
为了保证文件标签数据的读取，需要根据文件室的实际情况确定天线布局，包括文件柜和文件密集架的尺寸、样式和材料，以确保最佳的读写效果。
6.多天线分支器
WX-23 UHF RFID天线分支机构是文瑞智能开发的最新一代产品。该分支机构是一个超高频天线分支机构，有1-8个、实时档案资产跟踪和智能密集架的分配RFID天线。WX-三天线分支器由主天线分支器和天线分支器组成。
每个射频输出端口的主天线分支器(ANT1~ANT8)可连接多达32个RFID天线。也就是说，每个主天线分支可以支持4个天线分支。注：考虑到实际应用，实际使用量可能达不到256个天线，请合理规划，发挥最大效率。灵活的天线布局，扩大读写控制半径，大大节省系统成本。
(五)、 RFID档案管理过程设计中应用的技术
(1)入馆
新档案入库前，应根据档案类别、年份、密度等相关信息编目新档案，并通过终端管理器编写RFID将生成的电子标签数据传输到中央数据库，供系统其他模块调用。
如图2所示：
RFID使用，盘点档案成为一项简单快捷的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即收集文件的相关信息和相应的存储信息，并自动返回收集到的信息，以检查中心数据库中的数据。对于不匹配的信息，管理人员应使用手持阅读器进行现场检查，修改系统信息或现场信息，以完成档案库存。
(3)查阅
如图3所示：