在档案管理办公室、企业事业单位档案管理办公室，经常可以看到管理人员急于找到所需的信息。快速搜索和提高管理效率已成为档案管理中亟待解决的问题。目前，国内档案馆采用的改进方法主要是利用档号和条形码标记形式进行内部框架排放和定位，以及物理档案的物流管理。这种传统的档案管理仍存在档案查询、库存困难、处理时间长等低效现象。
1、档案管理的现状和问题
RFID具体名称、数量、档案摘要等信息可通过电子标签的档案盒前收集。
· 快速扫描，一次性数据处理量大。RFID阅读器可以同时收集数百个标签，比传统条码扫描快100倍以上。
· 与传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，电子标签存储信息量大，使用寿命长，可重复使用。
· 高安全性。电子标签的数据访问具有加密机制，不能伪造或非法篡改信息。
· 电子标签具有较强的抗污染性和耐久性，对水、油、化学品等物质具有较强的抵抗力。
· 体积小，形状多样。电子标签基本性强，电子标签基本不受尺寸和形状的限制。
· 可重复使用。 RFID标签可以重复擦写存储的数据，方便文件信息更新，条形码打印后无法更改。
· 穿透性和无屏障阅读，RFID标签张、木材或塑料等非金属材料下，标签仍然可以穿透通信。条形码扫描只能在没有物体阻挡的情况下读取信息。
· 有电子标签EAS防盗功能，配合门型通道读写器，防止文件丢失，实现非法取走报警功能。
2.RFID档案管理系统架构
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盘点
由于RFID使用，盘点档案成为一项简单快捷的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即收集文件的相关信息和相应的存储信息，并自动返回收集到的信息，以检查中心数据库中的数据。对于不匹配的信息，管理人员应使用手持阅读器进行现场检查，修改系统信息或现场信息，以完成档案库存。
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